3 Marzo 2026
Da giovedì prossimo 5 marzo 2026 entra in funzione sul portale “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate la procedura per collegare i Pos (fisici e virtuali) ai registratori telematici o alla procedura web dell’Agenzia “Documento commerciale online”.
È il tassello operativo di un obbligo, , introdotto dalla legge di bilancio 2025, che decorre dal 1° gennaio 2026.
Per gli esercenti ora è urgente capire chi deve collegare cosa, quando farlo, come gestire i casi particolari (bonifici, buoni, fatture, esonerati, ambulanti) e quali rischi si corrono in caso di errori o omissioni.
Le date chiave
- 1° gennaio 2026: l’obbligo di collegamento è formalmente in vigore.
- 5 marzo 2026: la procedura “Gestione collegamenti” diventa operativa sul portale “Fatture e corrispettivi”. Da questo momento si possono registrare i collegamenti Pos–RT.
- 19 aprile 2026: ultimo giorno per completare la prima comunicazione relativa ai Pos attivi e utilizzati nel mese di gennaio 2026.
- Dal 20 aprile 2026 si passa al regime ordinario, con finestre fisse per nuovi Pos e variazioni.
Devono effettuare il collegamento:
• gli esercenti che effettuano operazioni al dettaglio o assimilate (art. 22 dpr 633/1972);
• chi memorizza e trasmette telematicamente i corrispettivi (RT, server-RT, soluzioni software equivalenti, procedura “Documento commerciale online”);
• chi accetta pagamenti elettronici tramite Pos fisici, Pos virtuali, piattaforme online, app di pagamento.
Non rientrano nell’obbligo di collegamento Pos–RT, pur potendo usare pagamenti elettronici, i corrispettivi, tra cui a titolo esemplificativo:
• certificati tramite distributori automatici;
• relativi a carburanti e ricariche di veicoli elettrici;
• relativi a operazioni esonerate da memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi (es. tabacchi e altri generi di monopolio, alcune tipologie di vendite a distanza, ecc.).
Sono esclusi dall’obbligo anche i soggetti che, per norma, non rilasciano documenti commerciali ma solo fatture o ricevute, o sono comunque fuori dal campo di applicazione dell’obbligo di RT.
Se un Pos viene utilizzato esclusivamente per operazioni esonerate dall’emissione del documento commerciale, non va collegato a nessun RT: va indicato nella procedura come “Pos non collegato”, utilizzando la funzionalità ad hoc.
Più delicato il caso in cui lo stesso Pos sia usato sia per operazioni esonerate sia per operazioni certificate con documento commerciale. In questo caso:
• il Pos va comunque collegato;
• per le operazioni esonerate si utilizzano le nature Iva appropriate.
Non basta quindi l’esonero “di principio”, a contare é l’uso concreto del Pos.
Il collegamento è un’associazione fatta online, perciò non richiede cavi.
Secondo l’Agenzia delle Entrate:
• non si devono cambiare né adeguare i registratori telematici già in uso;
• il collegamento consiste nell’abbinare, sul portale “Fatture e corrispettivi”:
• la matricola del RT o l’identificativo della procedura “Documento commerciale online”;
• i dati identificativi dei Pos (fisici e virtuali) utilizzati nello stesso punto vendita;
• l’indirizzo dell’unità locale in cui RT e Pos sono operativi.
Il risultato per il fisco è una traccia coerente fra:
• corrispettivi memorizzati e trasmessi dall’RT;
• pagamenti elettronici comunicati dagli operatori finanziari.
Per avviare il collegamento, l’esercente (o il delegato) deve:
• accedere all’area riservata del portale “Fatture e corrispettivi” con Spid, Cie o Cns;
• entrare nella funzione “Gestione collegamenti”;
• visualizzare l’elenco dei Pos attivi nel mese di riferimento, sulla base delle comunicazioni degli operatori finanziari;
• selezionare RT/server-RT (o la procedura “Documento commerciale online”) e Pos da collegare, con i dati che derivano dalle comunicazioni ex art.22 D.L. 124/2019 relativo ai flussi POS.
Prima di usare la procedura web, è utile fare un censimento interno di:
• tutti gli RT/server-RT, con matricola e indirizzo dell’unità locale;
• tutti i Pos fisici, con Terminal ID, codice fiscale e denominazione dell’acquirer;
• tutti i Pos virtuali (piattaforme/app), con codice fiscale e denominazione dell’acquirer.
Questi dati vanno confrontati con:
• i contratti di convenzionamento;
• i report mensili del transato messi a disposizione dagli acquirer.
• Solo dopo questa verifica ha senso validare ciò che la procedura propone in automatico.
La guida operativa conferma che, in molti casi, la procedura espone una sorta di precompilazione dei Pos conosciuti al fisco, derivante dalle comunicazioni degli operatori finanziari.
L’esercente deve:
• verificare che tutti i Pos utilizzati compaiano nell’elenco;
• controllare la correttezza di Terminal ID, acquirer, indirizzo;
• inserire manualmente eventuali Pos mancanti, indicando anche il numero di contratto di convenzionamento.
Per i venditori ambulanti non si indica alcun indirizzo: si seleziona la casella “Dispositivo ambulante”.
La documentazione dell’Agenzia e il materiale tecnico descrivono 2 percorsi:
Procedura puntuale semplificata (fino a 5 RT): una schermata permette di associare, per ogni RT, uno o più Pos selezionati dall’elenco.
Procedura puntuale standard (più di 5 RT): si seleziona il singolo RT da un elenco, poi si scelgono uno o più Pos da collegare.
Per le realtà più strutturate è prevista anche una modalità di caricamento massivo.
In entrambi i casi, per ogni collegamento va confermato o inserito l’indirizzo dell’unità locale.
La comunicazione del collegamento può essere effettuata:
• direttamente dall’esercente;
• da un intermediario delegato al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” del portale “Fatture e corrispettivi”.
La platea dei possibili intermediari è ampia: include non solo i soggetti abilitati agli adempimenti fiscali, ma anche chi riceve delega solo per la gestione dei dispositivi.
Se l’esercente utilizza la procedura semplificata “Documento commerciale online”, l’abbinamento non può essere delegato e deve essere fatto personalmente dall’operatore.
Prima applicazione: adempimenti e termine
Dal 5 marzo 2026 gli esercenti devono comunicare i collegamenti relativi ai Pos attivi e utilizzati nel mese di gennaio 2026.
La comunicazione deve essere effettuata entro 45 giorni dalla messa a disposizione della funzionalità, quindi entro il 19 aprile 2026.
Per chi al 1° gennaio 2026 aveva già uno o più Pos, oppure li ha attivati nel corso di gennaio, il primo collegamento deve essere completato entro il 19 aprile; i collegamenti registrati entro tale data riporteranno “gennaio 2026” come data di collegamento.
Regime ordinario: nuovi Pos e variazioni
Per i Pos attivati dopo gennaio 2026, il collegamento deve essere registrato:
tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione del Pos.
Attenzione che questa regola non è intuitiva e il rischio di sbagliare è elevato, perciò attenzione perché le sanzioni sono dietro l’angolo.
Esempio base (tratto dalle Faq dell’Agenzia Entrate):
nuovo Pos attivato il 19 marzo 2026 → collegamento tempestivo se registrato tra il 6 e il 31 maggio 2026; i collegamenti registrati in questo intervallo avranno “marzo 2026” come data di collegamento.
Lo stesso schema vale per le variazioni: se si modifica, ad esempio, il collegamento relativo al mese di aprile 2026, l’intervento va fatto tra il 6 e il 30 giugno 2026, aggiornando i collegamenti logici entro l’ultima data utile.
Le variazioni da comunicare riguardano:
collegamento di un Pos già in uso a un altro RT già in uso;
• attivazione di un nuovo RT da collegare a Pos già in uso;
• attivazione di un nuovo Pos da collegare a RT già in uso;
• dismissione di Pos o di RT.
La guida e le Faq dell’Agenzia confermano che il collegamento può essere multiplo:
un singolo Pos può essere collegato a più registratori telematici presenti nello stesso esercizio;
più Pos possono essere collegati allo stesso RT.
Non è previsto alcun collegamento logico fra sistema di fatturazione e Pos. Il collegamento riguarda solo:
Pos ↔ RT/server-RT;
Pos ↔ procedura “Documento commerciale online”.
Per le fatture elettroniche resta sufficiente indicare nel tracciato Xml la modalità di pagamento effettiva (bonifico, carta, contanti, ecc.).
Fatture immediate pagate con Pos
Una ditta emette sia documenti commerciali telematici sia fatture immediate, senza documento commerciale. Cosa succede se la fattura immediata viene pagata con Pos?
Secondo l’Agenzia:
l’incasso tramite Pos, se coperto da fattura elettronica, non genera di per sé un’anomalia anche se non esiste un documento commerciale di pari importo;
queste operazioni rientrano già nei controlli basati sul provvedimento prot. 352652/2023, che disciplina le comunicazioni per la promozione dell’adempimento spontaneo quando i pagamenti elettronici superano l’ammontare complessivo di fatture elettroniche e corrispettivi telematici.
In pratica: la coerenza va valutata sommando documenti commerciali e fatture elettroniche.
Scontrino “Pos” e incasso in contanti
Se viene emesso uno scontrino elettronico con modalità di pagamento “Pos”, ma il Pos non funziona e il cliente paga in contanti:
lo scontrino non può essere rettificato (oggi non esiste una funzione dedicata);
è opportuno conservarne traccia interna (annotazione, segnalazione al provider, report di errore) per giustificare un eventuale disallineamento fra transati Pos e corrispettivi.
Per questo diventa essenziale una quadratura giornaliera che consenta di spiegare ogni scostamento.
Bonifico: pagamento elettronico fuori procedura
Il bonifico bancario è a tutti gli effetti un pagamento elettronico, e se utilizzato per incassare un corrispettivo va indicato nel documento commerciale come pagamento elettronico, con il relativo importo.
Tuttavia:
• il bonifico non rientra tra gli strumenti di pagamento elettronico da collegare tramite la procedura Pos–RT;
• la tracciabilità è garantita dall’estratto conto bancario.
Quindi, niente collegamento logico per il bonifico, ma attenzione a compilare correttamente modalità e importo nel documento commerciale.
Buoni spesa: monouso e multiuso
Le regole fiscali restano quelle note, che nel tuo materiale sono spiegate con chiarezza:
Buono monouso
già alla vendita del buono si conoscono bene e aliquota;
all’emissione del buono si rilascia documento commerciale ordinario, con Iva e indicazione del pagamento (anche tramite Pos);
all’utilizzo del buono si rilascia documento commerciale con indicazione “corrispettivo non riscosso”.
Buono multiuso
all’emissione il buono è fuori campo Iva; nel documento commerciale si indica quindi “fuori campo Iva”;
all’utilizzo si emette documento commerciale con le aliquote dei beni acquistati, indicando il pagamento con voucher e, se c’è un conguaglio, il relativo metodo (anche tramite Pos).
Il collegamento Pos–RT non modifica questa logica: serve solo ad agganciare gli incassi elettronici ai registratori.
Esonerati nel collegamento tra Pos e registratori telematici: “non collegati” e ambulanti
Per gli operatori esonerati dall’obbligo di documento commerciale, la procedura prevede funzioni dedicate:
- Pos usati solo per vendite esonerate
- vanno segnalati nella funzione “Pos non collegati”;
- non devono essere abbinati ad alcun RT, anche se compaiono nell’elenco dei Pos attivi.
- Pos con uso promiscuo (esonerati + operazioni da certificare)
- vanno collegati;
- le operazioni esonerate vanno trattate con le corrette nature Iva (N2 per fuori campo, o altre a seconda del caso).
Per i venditori ambulanti, come già visto, non si indica un indirizzo ma si seleziona l’opzione “Dispositivo ambulante” per il Pos e per l’eventuale RT portatile.
Sanzioni e controlli: rischi e conseguenze operative
Il nuovo adempimento porta con sé due sanzioni specifiche nel d.lgs. 471/1997.
Omessa o tardiva trasmissione ovvero per la trasmissione con dati incompleti o non veritieri dei pagamenti elettronici
Sanzione: 100 euro per ogni violazione, entro il limite massimo di 1.000 euro per trimestre, senza possibilità di cumulo giuridico. Sul punto si ricorda che è sempre possibile ricorrere al ravvedimento operoso e applicare il cumolo ocn violazioni RT.
Mancato collegamento logico Pos–RT
Sanzione: da 1.000 a 4.000 euro;
Possibile applicazione delle sanzioni accessorie di sospensione della licenza o autorizzazione all’esercizio da tre giorni a sei mesi.
Ossia:
• 15 giorni – 2 mesi di sospensione per manomissioni al sistema
• 3 giorni – 1 mese per chi accumula 4 violazioni nell’arco di 5 anni
• fino a 6 mesi se i corrispettivi contestati superano i 50.000 euro
A questo si aggiunge il sistema di lettere di compliance previsto dal provvedimento 352652/2023: l’Agenzia confronta mensilmente l’ammontare dei pagamenti elettronici con l’ammontare delle fatture elettroniche e dei corrispettivi telematici trasmessi, e segnala gli scostamenti ai contribuenti, invitandoli a verificare e, se del caso, a regolarizzare.
Il collegamento Pos–RT rende questi confronti più rapidi e più puntuali: una cattiva gestione quotidiana di cassa può tradursi in scostamenti ricorrenti e quindi in controlli più frequenti.
Quadratura quotidiana: la pratica che riduce i disallineamenti
C’è un punto gestionale che diventa, di fatto, il cuore della compliance: la quadratura periodica, idealmente giornaliera, tra:
• corrispettivi certificati dagli RT;
• pagamenti elettronici registrati dai Pos e risultanti dai report bancari;
• incassi in contanti.
Per contenere il rischio di disallineamenti occorre:
• formare i cassieri sull’importanza di indicare sempre correttamente il metodo di pagamento sul documento commerciale (contante, elettronico, importo);
• definire procedure in caso di guasti del Pos (incasso in contanti con scontrino già emesso “Pos”);
• tracciare sistematicamente storni, rimborsi, preautorizzazioni non andate a buon fine, incassi con fattura immediata pagata con Pos.
L’obiettivo non è la perfezione aritmetica, ma la possibilità di ricostruire e documentare ogni differenza in caso di verifica.